「メール、
管理本部 経営管理部 システム担当 鈴木 翔太さんファイル共有、 カレンダー機能...。 個々には 優れた サービスは ありますが、 総合的に 考えると Google Workspace が もっとも 使いやすいと 思います。 実際、 本社と 店舗の 連携が スムーズに なりました。 ”」
「食のあるべき姿」をミッションに、生産者直結のビジネスモデルを実践。外食産業だけでなく、第一次産業にもイノベーションをもたらす。現在、直営・ライセンスを合わせて 120 店舗を展開中。
https://ap-holdings.jp/
「メール、
管理本部 経営管理部 システム担当 鈴木 翔太さんファイル共有、 カレンダー機能...。 個々には 優れた サービスは ありますが、 総合的に 考えると Google Workspace が もっとも 使いやすいと 思います。 実際、 本社と 店舗の 連携が スムーズに なりました。 ”」
増えていく店舗とのコミュニケーションが難しくなっていました。
現在、弊社では直営・ライセンスを合わせて 120 店舗があります。つまり、本社があり、120 もの事業所があるイメージです。ただし、あくまでも店舗は店舗。オフィス機能としては、ノート PC が一台あるだけの状態ですから、そこで共有ファイルを設けて......というシステムはあまり現実的ではありません。となると、売り上げや顧客に関するデータを店舗から本社に集約することも、反対に教育や広告に関する情報を本社から店舗に発信することも、メールや電話に頼ることになり、これはかなりの手間を要していました。
たとえば売り上げデータの集計に関しては、メールで送ってくる店舗、USB メモリで送ってくる店舗など、コミュニケーションの方法がバラバラという状態でした。当然、それをまとめる本社としては、大変なストレスになっていました。また、飲食店紹介サイトのアカウントなどはブランド毎ではなく、各店舗に割り当てられるため、毎回何かあると店舗から本社に「アカウントを教えてほしい」と電話連絡がくる。なんてことのない単純な作業ですが、それが 120 店舗となると......。
つまり、事業が拡大していくに従って、本社と店舗とのコミュニケ―ションが難しくなってきた、というのが弊社の抱えていた一番の問題だったわけです。
メール機能のあるグループウェア、入り口がひとつなのでオペレーションも簡単。
メールやカレンダー、ドキュメントといったすべてのサービスを高いレベルのパフォーマンス、いわば総合点という意味では、Google Workspace 以外に選択はありませんでしたね。
じつは、グループウェアよりも前にメールサービス自体を探していました。というのも、店舗では皆フリーメール等を利用しており、セキュリティの面でも利便性の面でも、安心して使えるメールサービスの導入が必要不可欠となっていたからです。
当初、一般的なレンタルサーバーでメール管理をする方法も考えたのですが、さらに事業が拡大し、アカウントが増えていくことを考えると、少し難しいと思えました。メールも使えて、グループウェアとしても機能する、そのうえで将来性にも期待できる......それに合致するのが Google Workspace だったわけです。
実際、他のサービスもいろいろと検討しましたし、単体のサービス内容を見ていくと、どれも特性がありましたが、サービス毎に別の会社のものを導入すると、入り口が複数になってしまい、運用する各店舗にもオペレーションが難しくなってしまいます。メールやカレンダー、ドキュメントといったすべてのサービスを高いレベルのパフォーマンス、いわば総合点という意味では、Google Workspace 以外に選択はありませんでしたね。
チームワークが高まってくることで、コスト削減にも繋がっているはずです。
弊社のような 100 人を越えるような人間で共有する際、共有ファイルの一番の問題は、「誰が、いつ、どのように更新をしたか?」といった更新履歴がわかることだと思いますが、その点でも Google Workspace のドキュメントは優秀ですね。
Gmail がどこからでも見ることができて、使いやすいというのは、ある程度分かっていたこと。期待通りでしたが、実際に使い出すとドキュメントの存在が大きいですね。
前述の売り上げなど集計データは、常時、誰もが更新できますし、アクセスの権限を設定しておくことも可能。ファイル上でメッセージを送ることもできるので、いちいちメール画面を立ち上げて「ファイルを送ったのでご確認ください」といったメールを打つ必要もありません。弊社のような 100 人を越えるような人間で共有する際、共有ファイルの一番の問題は、「誰が、いつ、どのように更新をしたか?」といった更新履歴がわかることだと思いますが、その点でも Google Workspace のドキュメントは優秀ですね。
こういったファイル共有によって、チームワークが円滑になるということは、手間が減っているということ。数値化することは難しいですが、確実にコスト削減にも役立っていると思います。
※ Google Workspace は、2020年10月6日以前は G Suite として知られていました。
