インターコンチネンタル ヨコハマ グランド ホテル

横浜のみなとみらい地区でひときわ目を引く「ヨットの帆」を模った外観でお馴染みの、ヨコハマ グランド インターコンチネンタル ホテル。同ホテルを経営する株式会社横浜グランドインターコンチネンタルホテルは、2013 年 12 月、Google Workspace を 330 アカウント導入した。

それ以前のメールシステムは、オンプレミスで Microsoft® Exchange を利用していた。そのサーバーの老朽化とともにライセンス更新期を迎え、さらに 2014 年 1 月初旬の 3 日間、同ホテルが立地する複合コンベンションセンター「パシフィコ横浜」の全域において電気設備点検のため停電となることが決定され、同社は 2012 年の年頭からメールシステムのリプレイスの検討に入った。「自社サーバーは、証明書管理や、月 1 回セキュリティパッチを当てるために夜中に作業を行わなければならないといった手間やコストがかかっていましたので、クラウド型のプロダクトにリプレイスすることに決めました」と IT マネージャーの若尾 清隆さんは言う。

検討の俎上に載せたのは、Microsoft® の Exchange Online、その他2社、そして Google Workspace。「信頼性、操作性、コストなどの点から比較検討し、Google Workspace に絞り込みました。Google Workspace は導入事例が増えて信頼性があったこと、動作スピードの速さ、そしてインタコンチネンタルホテルズグループがワールドワイドで展開していることの親しみも決定要因になりました」

一方、停電に伴うシステム移行計画はなかなか決まらなかった。「一部の電源が残せるのか、発電機による仮設電源でサーバーの稼動を安定して行えるものか、といった確認・検討事項は、10 月になってようやく決まった」と若尾さんは打ち明ける。その時点で Google Workspace に正式決定。リプレイスして稼働させるまで 2 カ月を切っていた。「導入を依頼した Google の販売パートナー会社には、当初その期間では難しいと言われたのですが、最終的に引き受けてもらえました。ちなみに、Exchange Online では移行作業の工数が比較的多くかかりそうで、その場合は到底間に合いませんでした」

導入した Google Workspace の使い勝手はどうか。まずは Gmail。「以前の Outlook はメールボックスの容量が 30 MB と定義していたため、受信トレイを空けるために頻繁にアーカイブに移す作業が必要でした。その際、一時的にメールが使えなくなるケースがありましたが、1 人 30 GB の Gmail で一掃されました。動作や検索のスピードの速さは、段違いですね」

Google サイトは、部門ごとの情報共有に活用。「アクセス権をユーザー自身で設定できるなど柔軟に使えるのでとても便利。以前のパブリックフォルダはシステム部門しか設定できなかったこともあり、使い勝手があまり良くないため活用が進んでいなかった」と若尾さん。

ホテルらしいところでは、モバイルの活用が挙げられる。「 Microsoft® Exchange では、Outlook Web Access を活用していたが、Google では視覚的にも操作感としてもスマートデバイスとの親和性が抜群でとても使いやすいです。営業部門やサービス部門、管理部門等、社全体でさらなる活用を進めています。今後は、Google Workspace に加え、社内で活用しているアプリケーションの連動性をもっと視野に入れ、お客様サービスと満足度向上につなげていきたい」と若尾さんは言う。

Google Workspace の導入を機に、全社的なワークフローの見直しと改善が可能になったとのこと。導入過程の 2 ヶ月弱という移行期間では盛り込めなかった諸機能の活用策を含め、今後徐々に拡充していく予定だ。