ロイヤルホールディングス株式会社

ファミリーレストランチェーンを展開するロイヤルホスト株式会社をはじめとして、外食事業やコントラクト事業、機内食事業、ホテル事業を運営する 12 社で構成されるロイヤルグループ。同グループでは、2011 年 4 月に Google Workspace を導入した。

それまでは、1997 年に導入し始めた Lotus Notes® を利用していた。

「慣れ親しんではいましたが、さまざまな問題も顕在化していました。そして、2005 年の持株会社体制への変更に伴い、グループ体制の変化に柔軟に対応できるシステム基盤を再構築する必要性に迫られることになったのです」とロイヤルホールディングス株式会社戦略企画部（システム企画担当）部長補佐の西畑 茂さんは言う。

さまざまな問題とは、まず Lotus Notes® の Work Space 上に約 2500 という非常に多くのデータベース（ある業務単位ごとにまとめられた情報およびそのトランザクションプログラム）ができて収拾がつかなくなっていたことが挙げられる。

「各部門でデータベースが必要になると、その要請に応じて作成していたのですが、不要になっても放置されたままになってしまいがちだったのです。しかし、それらの中には人事や会計システムにエントリーする重要な機能もつくり込まれていたので、なかなか抜本的に切り替えるということができずにいました」

Lotus Notes® は同社側でバージョンアップをしていく必要があったが、その際にはすべてのデータベースの動作検証やメンテナンスも行う必要があり、コストや手間の面で大きな負荷がかかっていたのである。

2011 年 2 月から Google Workspace を導入しポータルサイトの構築作業に入り、東日本大震災の発生で数週間の遅れが生じたものの、4 月にはロイヤルホスト株式会社の関西地区で Gmail が先行導入された。その後の移行過程では、約 2500 あった Lotus Notes® のデータベースを約 300 に集約。「使わないデータベースを洗い出して整理統合する作業が大変だった」と中島さんは打ち明ける。

同社では、勤務実績を、Lotus Notes® に手入力させる仕組みを導入していたが、これは Google App Engine を利用しスプレッドシートでフォームを作成し各自に入力させる仕組みに移行。その移行作業を担当したロイヤルマネジメント株式会社システム部システム企画課の浅見高志さんは、次のように言う。

「オンプレミスの場合は、先々の利用度合いを見越してサーバー容量の上限を設定する必要があります。その分、使われない無駄な部分が生じたり、上限に近付いたら増強しなければなりませんでした。一方、Google App Engine はトラフィックやデータ ストレージの増大に合わせて容易にスケーリングできるので、インフラを気にする必要がなく無駄も生じないところがいいと思いますね」

同年 5 月にはロイヤルホスト株式会社でポータルサイトの利用を開始。その後漸次移行し、11 月には Gmail に切り替え。2012 年 6 月末をもって旧グループウェアのサービスを終了し完全移行となった。

Google Workspace 導入により、まずはメールのパフォーマンスが劇的に改善されたことが社内から評価された。

「使いやすくてレクチャーも不要でした。スレッド表示に戸惑う人もいましたが、非表示に切り替えることを伝えれば済みました」と中島さん。　Google カレンダー も使い勝手がよく、浸透し始めているという。

「 Lotus Notes® のカレンダーは使われていませんでしたが、Google カレンダー は使い勝手がよく、使われ始めているようです」（西畑さん）

Google Workspace 導入の結果、データセンターや保守などハードの費用がゼロになり、社員 1 名分の削減と等しいインパクトをもたらした。さらに、サーバーの管理やメンテナンスなどに振り向けていたスタッフ数を半減することができた。

「当初のコスト削減目標は達成できました」と西畑さんは満足げだ。

今後は、ほかのアプリケーションも積極的に活用していく方針である。特に、現在は通信回線の制約で使用を止めている Google ビデオ への期待値は大きい。

「現在、飲食店のスタッフ教育用に DVD を配布していますが、DVD はプレスして配布する時間やコストがかかります。これを Google ビデオ に切り替えればかなり効率化できると考えています」（中島さん）

ロイヤルグループの Google Workspace 導入による情報共有化の仕組みづくりはまだ始まったばかり。今後の進展が期待される。