株式会社東急ハンズ

株式会社東急ハンズでは、社内情報の管理を、自社で構築した情報共有ポータルシステムを利用し、メールやスケジュール管理はそれぞれ異なる ASP やグループウェアを利用してきた。しかし、情報共有にはさまざまな問題が日常的に発生し、それらを解決するために選択したのが Google Workspace だった。

「社員の多くが ASP のメールサービスを利用していましたが、その一方でスケジュール管理を行うグループウェアにもメール機能があり、各自の好みで選択して利用していたため、メールひとつとってもツールがバラバラでした。社内コミュニケーションを強化するために、社内ツールを統一するという課題に直面したことが、Google Workspace 検討のきっかけでした」（株式会社東急ハンズ IT 物流企画部 部長 長谷川 秀樹さん）。

社内ポータルとスケジュール管理やメールが一元管理できていないことに起因する問題はほかにも多くあるという。「社内メールの送信先アドレスを設定するときも、社員のアドレス管理は社内ポータルの方で行っているので、わざわざ社内ポータルのメーリングリストからアドレスをコピーして、それをメールに貼り付ける、という非効率な運用が日常化していました」（長谷川さん）。

「以前のシステムでは会議室の予約と参加者のスケジュール確保を別々のツールで行わなければならず、参加者の予定を確認している間に、空いていた会議室が埋まってしまった、なんていうこともありました。しかし、Google Workspace なら、社員のスケジュールと会議室の空室状況を一覧で見ることができるので、そんな苦労もなくなりました」（IT 物流企画部 IT 課 中川 直秀さん）。

現在 3,000 人の社員を抱える東急ハンズでは、約 1,100 台のパソコンを保有している。「店舗のスタッフは、主にフロアで働いていますので、1 人一台の専用パソコンを持っているわけではなく、フロア単位で共用のパソコンを使用しています」（長谷川さん）。そういった状況の中で本部と店舗、店舗内でのコミュニケーション強化をどのように行なうか、その課題解決のキーとなるのが Google Workspace だった。

Google Workspace の導入により、この課題解決に向けて 2 つの選択肢を持つことが可能となった。その 1 つが Google Workspace と PDA デバイスの連動によるコミュニケーションの強化。商品の発注や在庫確認のために使用している PDA から Google Workspace へアクセスし、メールやスケジュールなどをチェックする方法。もう 1 つは、iPhone などの携帯電話を店舗スタッフに配布し、それを使って Google Workspace を利用する方法。どちらの方法にするか、現在検討段階にあるという。

「携帯デバイスを用いて社内情報を共有できるようになるというのは、現場のスタッフにとってとても意味のあることです。例えば、渋谷店では約 400 人のスタッフがいますが、この人数を、朝礼をやるからといって一同に集めるわけにもいかない。つまり現状では渋谷店のスタッフ全員に同時に同じ情報を伝達することができなかったわけです。しかし Google Workspace の導入で、店舗内はもちろん、店舗スタッフと本部とのコミュニケーションの徹底を図ることができる。大変意義のあることです」（長谷川さん）。

「これまでメールデータは個々のパソコンにダウンロードしていたため、パソコンが壊れてしまうと保存されていたメールを見ることができませんでした。パソコンがクラッシュする度、データ救出のために時間と人手を割いてきました。しかし、Google Workspace のデータはすべてクラウドに保存されています。パソコンが壊れた人には“新しい端末をどうぞ”で済んでしまう。メンテナンスがラクになり大助かりです」（中川さん）。「社内にサーバーがないと不安だという方もいらっしゃるかもしれません。しかし、自社のメールサーバーと Google のメールサーバー、どちらが安全なのか、ということを冷静に考えると自ずと答えは出ると思います」（長谷川さん）。

東急ハンズはなぜ、数あるグループウェアの中から、Google Workspace を選択したのか？「グループウェアの選定にあたっては当然他社の商品も検討しましたが、Google Workspace に決めた一番の理由はコストですね」（長谷川さん）。新たに導入するグループウェアの導入に際し、既存のメールサービス、スケジュール管理、社内ポータルを足したコストより安く導入したいと様々な製品やサービスを比較検討したのだが、予算に見合うものはなかったという。Google Workspace は、メール単体のコストよりも安価であったため導入の大きな決め手だった。「しかも、メールの容量が 25GB と、これまでのサービスより格段に大きい。なおかつ、メール、スケジュール管理、ポータル機能のほかにも、バラエティに富んださまざまな機能がある。迷わずに導入を決めましたね」（長谷川さん）。

また、導入にあたっては社内の“改革精神”もその後押しとなった。

「東急ハンズには、新しいものを積極的に取り入れる、という社風があります。社内に“よいものは取り入れていこう”“どんどん進化していこう”という社風と社内意識も Google Workspace 導入の大きな後押しになりました」（長谷川さん）。

また、Google Workspace の導入にあたっては、その将来性への期待も込められている。「もっと費用をかければ、より高度なインフラを実現するグループウェアの導入も可能ですが、Google Workspace は機能追加のスピードが速いので、これからもずっと進化を続け、近い将来、現状の“リッチなグループウェア”を抜くでしょう。また、他の会社では真似できないユニークで使いやすい機能が付加されていくだろうという期待もあります」（長谷川さん）。