• Construimos una nueva aplicación de adquisiciones, ATCOM, casi sin costo en menos de 2 meses.

• Formamos a otras agencias y organizaciones del gobierno estatal para crear sus propias aplicaciones.

• Presentamos ATCOM como un modelo potencial para otros gobiernos estatales de América Latina.

El nuevo gobierno de Tamaulipas, encabezado por el Gobernador Dr. Américo Villarreal Anaya ha establecido el Plan Estatal de Desarrollo para el período 2023-2028. La misión del gobierno es servir a la población de Tamaulipas con políticas públicas que garanticen la igualdad de oportunidades, promoviendo la inclusión humanista y solidaria, para que todas y todos puedan participar del bienestar, del desarrollo social y del progreso económico sostenible. La nueva administración se distinguirá por su trabajo eficiente, la verdad, la honestidad y la justicia.

El gobierno del estado de Tamaulipas es grande, abarca 17 secretarías y 54 agencias descentralizadas conocidas como Organismos Públicos Descentralizados (OPD). Los 60.000 empleados del gobierno estatal atienden a una población de alrededor de 3,5 millones de habitantes.

Entre las responsabilidades del gobierno de Tamaulipas se encuentran garantizar los derechos básicos de la población, la provisión de educación pública, la seguridad de los ciudadanos, el mantenimiento y construcción de la infraestructura, la prestación de servicios de atención médica, la aplicación de la ley, la promoción del desarrollo económico y la protección del medio ambiente. Estos aspectos abarcan los principales ejes del gobierno, los cuales son un gobierno de servicio al pueblo, una política social para el bienestar y un progreso económico inclusivo y sostenible.

El Gobierno de Tamaulipas busca la transformación hacia un Gobierno Digital empezando desde adentro, capacitando a los servidores públicos y modernizando sus herramientas y servicios, migrando de soluciones tradicionales a opciones más flexibles y avanzadas. 

Al asumir el cargo, la nueva administración identificó la necesidad de promover una colaboración más eficiente y fluida entre los servidores públicos al permitir compartir y trabajar en tiempo real en documentos, presentaciones y hojas de cálculo. Asimismo, era crucial contar con una plataforma que facilitara la comunicación y coordinación entre los miembros del equipo dentro de la organización, así como con la ciudadanía.

Desde un inicio, la administración estableció la estrategia de Gobierno Digital contemplando el uso e implementación de Google Workspace y AppSheet para ayudar en la digitalización de procesos o trámites dentro del gobierno y hacer más eficiente el trabajo de todos los servidores públicos.

La nueva administración tiene la responsabilidad de digitalizar todo el gobierno estatal. El Secretario de Administración, Dr. Jesús Lavín Verástegui, quien ya contaba con amplia experiencia en la administración gubernamental, vio en esta iniciativa una oportunidad para mejorar los procesos administrativos del gobierno del estado.

“Haremos todo lo que esté a nuestro alcance para mejorar la gestión pública a través de la innovación y la tecnología. Vamos a cambiar paradigmas y ampliar horizontes hacia un gobierno digital que beneficie a las y los tamaulipecos”, afirma el Dr. Lavín Verástegui.

Después de que el gobernador Américo Villarreal asumiera su cargo en 2022, su equipo en la Secretaría de Administración detectó que los procesos de compras eran ineficientes y opacos, y esto presentaba un desafío para el gobierno estatal. Su equipo necesitaba tomar medidas inmediatas con acciones eficientes y acordes con los valores de la nueva administración: veracidad, justicia y transparencia.

La nueva administración también detectó problemas en los procesos de elaboración y revisión de contratos que había que subsanar.

Cuando se realizaba una compra o solicitud de compra no existía un proceso de revisión automática. Los datos se introducían manualmente en hojas de cálculo y no había forma de rastrear quién había introducido la información. Por lo tanto, cuando había un error en el proceso de revisión, nadie podía determinar de dónde venía el error. Con más de 66 tipos de contratos que el gobierno tuvo que revisar, este proceso manual dejaba un amplio margen para errores. 

El Gobierno de Tamaulipas evaluó varias herramientas de software para crear una nueva solución de compras. Dado que el gobierno utilizaba Google Workspace, conocía AppSheet, su alcance de integración y sus características clave. Al completar la revisión del software disponible, el gobierno decidió que AppSheet sería una solución ideal para crear una nueva aplicación de compras. Esta aplicación se llamaría Administración Tecnológica de Compras (ATCOM).

“Tenemos que buscar estar a la vanguardia con el desarrollo de tecnologías que permitan la simplicidad, flexibilidad e innovación en los gobiernos. Cuando existen herramientas como Google AppSheet impulsan el camino hacia un gobierno digital disruptivo”, afirma Omar Coronado, Subsecretario de Innovación y Tecnologías del Gobierno de Tamaulipas.

La Secretaría de Administración —en sinergia con Google y Xertica (el socio número uno de Google Cloud en América Latina)— coordinaron consultorías especializadas en temas de AppSheet para colaborar en el proceso de creación de la aplicación.

“El apoyo brindado por Google y Xertica ha sido fundamental durante todo el proceso. Los usuarios han tenido buena aceptación de la plataforma Google Workspace gracias a una formación clave. Este cambio está impulsando la cultura digital dentro del gobierno y nos ayudará a lograr la innovación social que ha trazado el Gobernador Dr. Américo Villarreal Anaya”, afirma Miguel Alpízar, Director de Atención al Usuario del Gobierno de Tamaulipas.

Una aplicación como ATCOM habría tardado entre seis meses y un año en desarrollarse de forma tradicional. Con AppSheet, el equipo colaborador pudo desarrollar e implementar ATCOM en menos de dos meses.

ATCOM fue diseñado para centralizar la información que había almacenada en otras partes del gobierno estatal, así como en otras organizaciones relevantes. Este enfoque ayuda a los empleados gubernamentales a examinar rápidamente a los proveedores potenciales y evitar que surjan conflictos de intereses antes de que se apruebe una compra.

La aplicación logra integrar diferentes bases de datos y comparar información de contratos, proveedores y otras fuentes de información como listados de empresas observadas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Ahora, cuando el Gobierno de Tamaulipas registra a un proveedor, puede verificar los datos y ubicación de la empresa para determinar si es una empresa que cumple con la normatividad existente. Los empleados administrativos pueden usar ATCOM en sus dispositivos móviles y computadoras de oficina, y realizar una transición perfecta entre ellos cuando sea necesario. ATCOM se utiliza a diario para preparar contratos, consultar con proveedores y realizar otras tareas esenciales relacionadas con las compras.

El Gobierno de Tamaulipas con ATCOM, ha logrado que sus nuevos procesos de compras sean más eficientes, agilizando la colaboración entre los empleados gubernamentales, reduciendo el tiempo necesario de elaboración de contratos. Originalmente, se trabajaban de forma manual y sin ninguna sistematización en el proceso. Desde que lograron estos resultados con ATCOM, el Gobierno de Tamaulipas ha creado otras aplicaciones utilizando las capacidades no code disponibles en AppSheet.