Preguntas comunes al momento de considerar Google Workspace
¿Ya es cliente de Google Workspace? Consulte nuestra página de asistencia.
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Con Google Workspace, recibirá una cantidad de servicios empresariales adicionales que no están incluidos en las aplicaciones de consumo gratuitas de Google. Estos servicios comprenden correo electrónico empresarial personalizado (@suempresa), el doble de espacio de almacenamiento en la nube en Gmail y Drive, asistencia ininterrumpida por teléfono y correo electrónico, garantía de tiempo de actividad en correo electrónico empresarial del 99.9%, interoperabilidad con Microsoft Outlook, opciones de seguridad adicionales (como autenticación en dos pasos y SSO), y controles administrativos para cuentas de usuario.
No. Cuando se registra en Google Workspace, obtiene acceso a un conjunto de aplicaciones integradas que funcionan juntas sin inconvenientes. Por ejemplo, puede recibir un mensaje en Gmail y convertirlo al instante en un evento de Calendario. Cuando realiza un comentario en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, los colaboradores reciben automáticamente alertas por correo electrónico. Con un solo clic, puede unirse a una videoconferencia en Meet desde Recibidos o Calendario. El uso de estas herramientas en conjunto mejora la productividad y le proporciona a su empresa un gran valor agregado. No obstante, puede comprar el paquete y usar solo los servicios que elija.
Comprobamos que muchos de nuestros clientes pueden abandonar sus paquetes de productividad existentes y reemplazarlos únicamente por Google Workspace para crear diferentes tipos de archivos, incluidos documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Puede trabajar en estos archivos en tiempo real con otras personas y almacenarlos en la nube con Google Drive. Las aplicaciones de Google Workspace funcionan en una amplia gama de dispositivos. A diferencia de las aplicaciones tradicionales para computadores de escritorio, no es necesario instalar ningún software. Google Workspace también es compatible con archivos creados en otros programas, como Microsoft Office.
Google Workspace ahora ofrece diversos planes desarrollados para adaptarse a sus necesidades. Además de Gmail para uso personal (sin costo), Google Workspace ofrece cuentas de Workspace Individual y Workspace Business para Gmail a un precio bajo. También, ofrece actualizaciones como mayor espacio de almacenamiento, direcciones de correo electrónico personalizado o diseños de correos electrónicos profesionales para ayudar a personas, equipos y negocios a estar al tanto de todo. Obtenga más información aquí
Sí. Un usuario puede crear varios alias de correo electrónico como asistencia@suempresa y, de esa forma, tener varias direcciones de correo electrónico. Puede agregar hasta 30 alias de correo electrónico para cada usuario.
Sí. Hay herramientas de migración de Google Workspace con las que podrá importar sus correos electrónicos anteriores desde entornos heredados como, por ejemplo, Microsoft®, IBM® Notes® y otros sistemas de correo electrónico. Para obtener más información sobre las herramientas disponibles para migrar datos a Google Workspace, consulte Cómo migrar los datos de su organización a Google Workspace.
Sí. Puede crear un calendario al que podrán acceder todos los usuarios de su organización (o un subgrupo de usuarios). Por ejemplo, podría crear un calendario de grupo para eventos como las vacaciones del equipo y las reuniones periódicas.
Sí. Hay opciones de migración para muchos tipos de calendarios, incluidos los de IBM® y Microsoft®. Para obtener más información sobre las herramientas disponibles para migrar datos a Google Workspace, consulte Cómo migrar los datos de su organización a Google Workspace. Para informarse sobre cómo permitir que Microsoft Exchange y Calendario de Google funcionen juntos, examine la herramienta Interoperabilidad de Calendario. Para obtener información adicional sobre cómo sincronizar IBM Notes y Calendario de Google, consulte Opciones al realizar la migración desde IBM Notes.
Sí. De forma predeterminada, Calendario muestra un recordatorio emergente 10 minutos antes del evento. Puede cambiar los horarios de los recordatorios en la configuración de Calendario.
Por supuesto. De hecho, puede compartir el mismo vínculo con todos los participantes de la reunión, lo que le permitirá incluir fácilmente a todas las personas que necesite en la llamada.
Sí. Todas las transmisiones de video y audio de Meet están encriptadas. Los usuarios pueden unirse de forma segura incluso si están fuera de la oficina.
No. Con la edición Enterprise de Google Workspace, puede incluir un número telefónico y un PIN en cada una de sus reuniones sin que deba realizar ningún otro tipo de configuración. Para obtener más detalles, consulte la documentación sobre acceso telefónico.
Puede subir cualquier tipo de archivo a Drive. Además, puede convertir determinados tipos de archivos a un formato de documento de Google basado en la Web: Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
Los usuarios de la versión gratuita de Google Drive reciben 15 GB de almacenamiento. La cantidad de almacenamiento para clientes de Google Workspace varía según la edición. Visite la página de precios de Google Workspace para obtener más información.
La versión de Drive de Google Workspace proporciona el doble de espacio de almacenamiento, asistencia ininterrumpida por teléfono y correo electrónico, informes avanzados y controles de uso compartido. Por una tarifa adicional, puede actualizar la cuenta para obtener almacenamiento ilimitado (las cuentas con menos de 5 usuarios obtienen 1 TB por usuario). Si desea obtener más información, consulte los detalles de precios de Google Workspace.
Sí. Esta función está disponible en un navegador Chrome. Si aún no tiene Chrome, pruébelo; es gratis y fácil de instalar.
Sí. Puede cambiar la configuración de cada documento para conceder a quien quiera permiso para editar, leer o hacer comentarios.
Sí. Puede convertir muchos tipos de archivos diferentes al formato de Documentos. El archivo original se mantendrá intacto.
Si ya es cliente de Google Workspace, el servicio de Chat es gratuito. Haga clic aquí para comenzar de inmediato.
Chat es la nueva plataforma que prefieren usar los clientes de Google Workspace. Los administradores pueden migrar fácilmente a Google Chat a todos los usuarios de la versión clásica de Hangouts.
Si desea obtener recursos para comenzar, consulte nuestras guías completas en la página del desarrollador.
Hojas de cálculo admite las fórmulas de celdas que se suelen encontrar en la mayoría de los paquetes de hojas de cálculo para computadoras de escritorio. Estas fórmulas se pueden usar para crear funciones a fin de operar con datos y calcular strings y números.
Sí. Hay varias combinaciones de teclas disponibles para Hojas de cálculo y siempre están activadas. Es probable que sean similares a muchas de las que ya utilizó anteriormente.
Sí. Puede convertir muchos tipos de archivos diferentes al formato de Hojas de cálculo. El archivo original quedará intacto.
No. Cualquier persona puede responder Formularios.
Sí. Con la configuración de uso compartido de Formularios, es fácil controlar quién puede ver y editar sus formularios.
Sí. Formularios puede admitir la misma cantidad de datos que Hojas de cálculo, que actualmente tiene la capacidad para admitir 2 millones de celdas de datos. Esa es una cantidad de datos enorme.
Puede dibujar gráficos y diagramas, insertar objetos y formas, dar formato a imágenes y textos, habilitar animaciones, y mucho más.
Sí. Puede convertir muchos tipos de archivos diferentes al formato de Presentaciones. El archivo original quedará intacto.
La edición colaborativa implica que varias personas pueden trabajar en la misma diapositiva de forma simultánea. La configuración de uso compartido le permite controlar quién puede ver y editar una diapositiva. Por su parte, el historial de revisión le permite volver a versiones anteriores.
Sí. Las personas ajenas a su empresa pueden acceder a su sitio incluso aunque no tengan una cuenta de Google Workspace. Asimismo, puede optar por restringir el acceso en la configuración de uso compartido.
Si su empresa utiliza alguna versión anterior de Sites, no se producirá ningún tipo de interrupción. Continúe editando y compartiendo sus sitios de Sites del mismo modo en que lo hacía antes.
Google puede ayudarlo a adquirir un dominio por medio de uno de sus socios de alojamiento de dominios. Al registrarse, simplemente seleccione la opción "Comprar un nuevo dominio". Luego, lo guiaremos a lo largo del proceso para ayudarlo a configurar Google Workspace en su nuevo dominio.
Apps Script permite automatizar, integrar y extender Google Workspace fácilmente. Consulte algunos ejemplos en la Galería de soluciones.
Sí. Apps Script está disponible para todas las personas que tengan una Cuenta de Gmail.
Explore las plantillas para conseguir inspiración sobre cómo resolver desafíos empresariales comunes y complejos en la Galería de soluciones, examine la documentación para conocer los detalles específicos y realice codelabs para obtener más información en el Centro de desarrolladores de Google Workspace.
Apps Script tiene una gran comunidad en línea que puede ayudarlo con las preguntas que le surjan a lo largo del proceso. Si tiene alguna duda, visite Stack Overflow y la Comunidad de Apps Script de Google.
Puede acceder a la Consola del administrador a través de admin.google.com. Para acceder, ingrese la dirección de correo electrónico y la contraseña, y aparecerá la consola.
Las cuentas de usuario proporcionan un nombre y una contraseña para acceder a Google Workspace , además de una dirección de correo electrónico. También se pueden crear cuentas para usarlas como listas de distribución y proporcionar direcciones de correo electrónico alternativas.
Sí. Puede dividir la ubicación de sus datos cubiertos por UO. No existen restricciones sobre la cantidad de divisiones que puede realizar ni sobre la cantidad de veces que puede solicitar una transferencia de datos. Más información
El descubrimiento electrónico, también conocido como detección electrónica, es el proceso de buscar y recuperar información en formato electrónico. Es útil para los asuntos legales y evita que se pierdan datos con la rotación de personal.
Si elimina a un usuario, toda la información asociada a su cuenta se eliminará de Google. Como práctica recomendada, Google aconseja suspender las cuentas de usuario en lugar de eliminarlas.
Vault está incluido en las ediciones Business y Enterprise de Google Workspace. Una vez que inicie la prueba gratuita de Google Workspace, podrá seleccionar y comprar una de estas ediciones desde la Consola del administrador. De forma alternativa, puede comunicarse con el departamento de Ventas para adquirir este servicio.
No. La Administración de dispositivos móviles está incluida en Google Workspace porque la seguridad es importante y queremos garantizar que tenga la protección que necesita.
Sí. Los administradores pueden aplicar políticas tanto en Android como en iOS para que sus empleados puedan elegir el dispositivo con el que se sientan más cómodos en el trabajo.
Regístrese en una prueba gratuita de Google Workspace. Si ya usa Google Workspace, puede obtener más información sobre cómo activar la Administración de dispositivos móviles en la Consola del administrador.
Google Workspace tiene cuatro ediciones: Business Starter, Business Standard, Business Plus y Enterprise. La edición Basic proporciona 30 GB de almacenamiento por usuario, la edición Business ofrece archivo y almacenamiento ilimitados, y la edición Enterprise incluye personalización y controles avanzados adicionales. Si desea obtener más información, puede comparar las ediciones de Google Workspace.
Sí. Ofrecemos 14 días del servicio de Google Workspace para los clientes nuevos. Regístrese para obtener una prueba gratuita en cuestión de minutos y cree cuentas para un máximo de 10 miembros de su equipo. Si bien necesitaremos recibir sus detalles de facturación para poder configurar su cuenta, solo se le cobrará una vez finalizada la prueba gratuita. Puede cancelar la suscripción en cualquier momento. Para aprovechar su prueba al máximo, le recomendamos que pruebe al menos 3 tareas que desee explorar, como colaborar en Documentos, iniciar una videoconferencia en Meet o consultar Gmail desde su dispositivo móvil.
Para comenzar, regístrese en línea en Google Workspace o póngase en contacto con nuestro equipo de ventas. Cuando se registra en línea, obtiene automáticamente una prueba gratuita de 14 días. Si bien necesitaremos recibir sus detalles de facturación para poder configurar su cuenta, solo se le cobrará una vez finalizada la prueba gratuita. Puede cancelar la suscripción en cualquier momento. Tenga en cuenta que la prueba tiene un límite de 10 usuarios. Si agrega más de 10 usuarios durante el período de prueba, la prueba finalizará y se le comenzará a cobrar por los servicios.
Puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la sección Facturación del panel de la Consola del administrador. Si realiza la cancelación dentro del período de prueba gratuito de 14 días, no se le cobrará. Consulte este artículo del Centro de ayuda para obtener más información.
Con esta guía de configuración, puede configurar Google Workspace y migrar su información sin costo adicional. Nuestro equipo de asistencia está disponible si lo necesita. Si desea que alguien realice la configuración y la migración para su empresa, póngase en contacto con un socio de Google para obtener más información sobre estos servicios y los costos asociados.
Puede pagar su suscripción a Google Workspace con una tarjeta de crédito internacional. Google acepta pagos de Visa, Mastercard y American Express. Además, en algunos lugares, puede pagar mediante retiros de una cuenta bancaria (también llamado débito directo).
Los planes anuales solo están disponibles en algunos países. Consulte nuestra página de precios para averiguar si el plan anual se ofrece en su país.
Un usuario se define como una dirección de correo electrónico personalizada (nombre@suempresa). Sin embargo, un usuario puede crear más de un alias de correo electrónico y, de esa forma, tener varias direcciones. Los alias de correo electrónico grupal (como asistencia@suempresa) no se consideran usuarios. Puede agregar hasta 30 alias de correo electrónico para cada usuario.
No, cada usuario puede tener varias direcciones de correo electrónico al crear uno o varios alias. Puede agregar hasta 30 alias de correo electrónico por usuario.
No, el dominio tiene un costo adicional. Durante el registro, deberá especificar el dominio que desee usar para su correo electrónico empresarial. Si aún no es propietario del dominio, puede comprárselo a Google por una tarifa adicional.
Sí. Cuando configure la facturación por primera vez, deberá elegir el país donde opera la empresa y la moneda en que desea pagar. Su país determina cuáles son las formas de pago que puede utilizar. Elija su país y moneda con cuidado, ya que después no podrá cambiar esta selección.
Google Workspace se desarrolló íntegramente para mitigar las
amenazas propias de los sistemas en la nube. Los estándares de
rendimiento y confiabilidad de Google se aplican en empresas,
instituciones gubernamentales y escuelas de todo el mundo.
La tecnología, escala y agilidad de nuestra infraestructura ofrecen
beneficios de seguridad únicos a nuestros clientes. Nuestra amplia red
de centros de datos se desarrolló con servidores de diseño
personalizado que ejecutan nuestro propio sistema operativo por motivos
de seguridad y rendimiento. Dado que Google controla toda su pila de
hardware, podemos responder de forma rápida a todas las amenazas que
surjan.
Con el objetivo de proteger sus datos, Google emplea a profesionales de
seguridad exclusivos, incluidos algunos de los mejores expertos en
seguridad informática del mundo. Al igual que todos los equipos de
Google, este equipo innova y trabaja de manera constante no solo para
proteger el futuro de los mil millones de usuarios de Google, sino
también de las organizaciones empresariales.
Google tiene una destacada trayectoria en cuanto a la protección de los
datos del usuario. Protegemos estos datos tanto de intrusiones externas
como de amenazas internas. Además, restringimos y supervisamos
estrictamente cualquier acceso interno a los datos del usuario. El
pequeño conjunto de empleados con acceso está sujeto a rigurosas
medidas de autenticación, registros detallados y escaneo de actividad a
fin de detectar el acceso inapropiado por medio del análisis de
registros.
Esta combinación única de personas, tecnología y agilidad es la que
garantiza que sus datos estén seguros en Google. Para obtener más
información, consulte el Informe sobre la seguridad de
Google Workspace.
Google diseñó Google Workspace con estándares de privacidad y
seguridad sumamente estrictos basados en las recomendaciones del
sector. Esto permite que nuestros clientes aborden sus requisitos en
materia de reglamentaciones y cumplimiento. Google ofrece compromisos
contractuales sólidos respecto a la propiedad, el uso, la seguridad, la
transparencia y la responsabilidad en relación con los datos.
Google se somete regularmente a varias auditorías de terceros
independientes. Estos auditores independientes examinan los controles
que se aplican en nuestros centros de datos, infraestructura y
operaciones. Entre los ejemplos de estas auditorías y estándares, se
incluyen los siguientes:
SOC1™, (SSAE-16/ISAE-3402), SOC2™, SOC3™, ISO 27001,
ISO 27018:2014 y FedRAMP.
Obtenga más información sobre nuestras certificaciones en Confianza y
seguridad.
Muchos de los servicios de Google Workspace también cumplen con la
HIPAA (Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros
Médicos de EE.UU.).
Google Workspace for Education se puede usar en
conformidad con las leyes y reglamentaciones que se aplican a las
escuelas.
Google Workspace permite que nuestros clientes cumplan con la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros Médicos de EE.UU. (HIPAA), que rige la protección, el uso y la divulgación de la información de salud (PHI). Los clientes que estén sujetos a la HIPAA y deseen usar Google Workspace para procesar o almacenar PHI podrán firmar una enmienda de asociado comercial con Google. Consulte más detalles sobre el cumplimiento de la HIPAA con Google Workspace.
El respeto hacia la privacidad y la seguridad de los datos que almacena en Google es lo que fundamenta nuestro enfoque a la hora de presentar datos como respuesta a solicitudes legales. Cuando recibimos esa clase de solicitud, nuestro equipo la revisa para asegurarse de que satisfaga los requisitos legales y las políticas de Google. En términos generales, para que Google presente cualquier dato, la solicitud debe hacerse por escrito, debe estar firmada por un funcionario autorizado del organismo solicitante y debe haberse emitido en el marco de una ley apropiada. Si consideramos que una solicitud es demasiado amplia, intentaremos acotarla. Para obtener más información, consulte el Informe de transparencia de Google.
Como se describe en este artículo del Centro de ayuda, los datos principales
de los clientes que se suben o se crean en los servicios de
Google Workspace se encriptan en reposo.
Esta encriptación se produce en el mismo momento en que se escribe en
el disco, sin que el cliente tenga que realizar ninguna acción. Google
encripta los datos con distintas claves de encriptación aunque
pertenezcan al mismo cliente. Los datos se encriptan con un Estándar de
encriptación avanzada (AES) de 128 bits o con uno más sólido.
Google también encripta los datos principales de Google Workspace
mientras están "en tránsito", ya sea que se estén trasladando por
Internet entre el cliente y Google, o moviéndose dentro de Google
mientras pasan de un centro de datos a otro. Encriptamos estos datos
entre Google y nuestros clientes mediante HTTPS con confidencialidad directa.
Google ofrece las funciones de seguridad necesarias para la mayoría de
los clientes directamente en Google Workspace. Las ediciones
Business y Enterprise de Google Workspace ofrecen algunas
funciones de seguridad adicionales, como la administración a gran
escala de auditorías avanzadas de Google Drive y llaves de
seguridad. En todos los planes y sin importar el tamaño de la
organización, los administradores de Google Workspace pueden usar
la Consola del administrador para controlar las aplicaciones y la
configuración del sistema desde un solo panel de control.
Los administradores tienen acceso a las herramientas avanzadas de
inmediato, incluidas las funciones de autenticación como la
verificación en dos pasos y el inicio de sesión único, o las políticas
de seguridad de correo electrónico como el cumplimiento del protocolo
de transporte seguro (TLS), IRM y PPD que se pueden configurar con unos
pocos clics.
Y para los clientes con necesidades de seguridad que excedan las
incluidas en Google Workspace ofrecemos un mercado conformado por socios que amplía nuestras
capacidades.
Sí. Google tiene una amplia base de clientes en Europa y ofrece capacidades y compromisos contractuales pensados específicamente para ayudar a nuestros clientes a abordar los requisitos de protección de datos de la UE y la orientación proporcionada por el Grupo de trabajo del artículo 29. Google Workspace brinda Cláusulas de Contrato Estándar de la UE y un Anexo de Procesamiento de Datos de Cloud. Asimismo, una evaluación determinó que Google Workspace es apropiado para usar en conformidad con los Principios de seguridad en la nube del Gobierno del Reino Unido para información “OFICIAL (que abarca información OFICIAL SENSIBLE)”.
Sí, puede transferir sus datos de correo electrónico, contactos y calendario a Google Workspace. Puede migrar sus datos y los de su equipo, o dejar que su equipo migre sus propios datos. Google Workspace cuenta con herramientas para migrar datos de Microsoft® Exchange, Outlook®, Office 365™, IBM® Notes® y otros sistemas de correo electrónico. Para obtener más información sobre las herramientas disponibles para migrar datos a Google Workspace, consulte Cómo migrar los datos de su organización a Google Workspace.
No, seguirá enviando y recibiendo correos electrónicos como de costumbre. Para usar Gmail con Google Workspace, debe configurar su dominio (los registros MX) para que redirija el flujo de correo a los servidores de correo de Google. Es como registrar su nueva dirección en la oficina de correo para que le envíen la correspondencia a su nueva ubicación. Una vez que se implemente el cambio en los registros MX (72 horas como máximo), empezará a enviar y recibir los correos electrónicos por medio de su cuenta de Google Workspace. Hasta entonces, enviará y recibirá correos electrónicos mediante su sistema anterior.
No, esta transición no afectará su sitio web actual. La configuración de Google Workspace no requiere que se realicen cambios en su proveedor de host web. Aunque Google Workspace no es un proveedor de hosting web, puede obtener más información sobre las soluciones de hosting web de Google por medio de Google Cloud Platform.
Para usar Google Workspace, necesita un dominio. El nombre de su dominio es el elemento que aparece después de www. en la URL de su sitio web. Si ya tiene un dominio, deberá ingresarlo durante el proceso de registro en Google Workspace. (Se le pedirá que verifique la propiedad del dominio). Si no tiene un dominio o quiere usar otro dominio con Google Workspace, puede comprar el dominio que desee (si está disponible) en Google.
Sí, puede recurrir a un socio de
Google Workspace. Estas experimentadas empresas de servicios
de TI lo pueden ayudar a evaluar, personalizar, implementar y llevar
adelante el proceso de transición a Google Workspace. También
pueden ofrecer servicios de capacitación, administración de datos y
asistencia continua. Si tiene preguntas sobre cómo configurar
Google Workspace, también puede ponerse en contacto con el equipo
de Atención al cliente de
Google Workspace. El equipo de asistencia está disponible a toda
hora, todos los días de la semana.
Visite el Sitio de
configuración para obtener información sobre la configuración, las
plantillas de comunicación y los recursos para la implementación y la
administración de cambios.
Sí, puede administrar los dispositivos móviles de su organización con la Consola del Administrador de Google, sin necesidad de un servidor de administración de dispositivos móviles in situ. La Administración de dispositivos móviles (MDM) le permite aplicar políticas de dispositivos en todos los dispositivos móviles de su organización y realizar acciones como borrar de forma remota los dispositivos móviles de los usuarios.
Si su organización adquiere un nuevo nombre de dominio o desarrolla su actividad en varios dominios, puede agregar todos los dominios a su cuenta sin costo adicional. De esta forma, los usuarios pueden tener identidades en uno o varios de sus dominios al tiempo que comparten servicios como parte de una única organización. Por su parte, usted puede administrar sus dominios desde la misma Consola del administrador. Además, puede agregar un dominio como un dominio independiente o como un alias de dominio, dependiendo de la manera en que piense utilizarlo.
Sí. Independientemente del tamaño que tenga su organización, le recomendamos que delegue la responsabilidad de administrar sus usuarios y los servicios a un conjunto de usuarios de confianza. El usuario recibe privilegios de administrador cuando se le asigna una de las funciones de administrador disponibles. Al asignarle una función a un usuario, le concede acceso a la Consola del administrador. Puede convertir a un usuario en un administrador avanzado que pueda realizar todas las tareas en la Consola del administrador. También puede asignarle a un administrador una función que limite las tareas que puede realizar. Por ejemplo, puede permitirles solo crear grupos, administrar la configuración de servicios o restablecer la contraseña de un usuario.
Al principio, la mayoría de los servicios aparecen activados para todos los usuarios. Sin embargo, puede usar la Consola del administrador para desactivar los servicios que no desee que se usen o para personalizar el funcionamiento de los servicios. Tiene la opción de habilitar los mismos parámetros de configuración para todos o aplicar políticas exclusivas a distintos usuarios. Por ejemplo, podría activar Meet solo para el equipo de asistencia o permitir que solo el departamento de Marketing comparta sitios públicos de Google Sites.